Процессы, роли и управление в бюро

Как организовать работу, чтобы уместиться в срок и бюджет

Катя Субботина

05.07.2023

Время чтения: 7 мин

Сосредоточившись на художественных аспектах работы, архитекторы и дизайнеры иногда оставляют в стороне оптимизацию, тайм-менеджмент, экологию рабочих процессов — всё, что позволяет слаженно работать механизму с множеством переплетённых компетенций, зон ответственности и действующих лиц.

Но работа в творческих профессиях — не обязательно хаос, её можно и нужно упорядочивать. Как и зачем координировать проектную команду и кто в ней есть, кроме архитекторов, разбираемся с Никитой Тугариным и Аней Астаховой — партнёром и директором проектов Бюро Правда.

Наше бюро стало активно расти в последние 2–3 года. С увеличением штата, масштаба и количества заказов прежняя организация (точнее, её отсутствие), которая позволяла делать проекты в команде из пары руководителей и нескольких архитекторов, больше не работает. Нельзя сказать, что мы уже пришли к какой-то отточенной механике, но движемся в верном направлении.

Люди

Роли и обязанности

Кроме партнёров, в команде сегодня 15 человек, которых можно назвать постоянными сотрудниками: у них есть неограниченный доступ к ресурсам бюро. Это не только архитекторы, но и менеджеры проектов. Ещё из тех, кто не занимается собственно проектированием, в бюро есть такие роли:

→ Менеджеры по продажам. Они знакомятся с заказчиками, презентуют нашу экспертизу, ведут клиента вплоть до заключения сделки. Учитывая специфику архитектурного бизнеса, это очень сложная роль, поэтому сейчас у нас здесь небольшая текучка здесь: кто-то не справляется, пробуем новых ребят. Пока что партнёр бюро Пётр Мироненко берёт на себя львиную долю продаж.

→ Специалист по тендерам. Он ищет тендеры, подходящие нам в текущем положении, готовит для них заявки: собирает документы, презентации о бюро, составляет портфолио из подходящих проектов.

Если взять все текущие проекты, то количество людей, задействованных на них постоянно, но с разной регулярностью и интенсивностью, будет в районе 30. Сформировать постоянный штат из тех же 30 человек пока мешает неопределённость с будущими проектами. Например, у нас стабильно есть заказы на благоустройство, но с архитектурой такого постоянства нет.

В бюро очень чётко прописаны роли, и это значительно упрощает работу. Мы потратили много сил, чтобы их зафиксировать. Основной задачей было понять, кто за что отвечает: менеджер проекта, ведущий и рядовой архитектор или руководитель бюро. Прозрачность и понятность в определении ответственности — наша сила. Когда границы ответственности ясно очерчены для всех, процесс двигается эффективнее, а люди проявляют больше инициативы. При этом «роли» не всегда равно «должности». Роль одного сотрудника может отличаться на разных проектах, идущих одновременно. Например, архитектор может быть лидером на одном проекте, менеджером на другом и просто архитектором на третьем (редкий и экстремальный случай, но зато наглядный).

Компетенции и специализации

Если говорить про конкретные навыки, то здесь всё просто. Формируя команду проекта, менеджмент учитывает компетенции отдельных людей: кому-то лучше даётся благоустройство, кому-то — интерьеры, а кому-то — разбираться в узлах. Есть и универсальные архитекторы, но мы обычно спрашиваем, кому и чем интересно заниматься и в каком направлении развиваться.

Если же компетенций (или просто рук) не хватает, мы нанимаем дополнительных сотрудников, обращаясь к нашей базе контактов: за годы практики у нас накопился пул специалистов, которых мы периодически привлекаем на отдельные проекты. Там мы часто находим нужного человека, причём по собранным там данным мы уже знаем, что ему интересно, что он умеет. Иногда к нам на почту приходят письма от начинающих специалистов или студентов, им мы отправляем анкету. По ответам становится понятно, какие у них профессиональные интересы и навыки и к какой загрузке они готовы. Мы сохраняем эту анкету в базе и при появлении подходящей задачи можем обратиться к этому человеку.

Управление

Сверка часов и трекинг прогресса

У нас есть ежедневный созвон в 10 утра, на котором присутствуют все сотрудники бюро. Каждый рассказывает о задачах на день, кто-то просит помощи, кто-то шутит шутки. На удалёнке это было вообще незаменимое мероприятие. Сейчас, когда мы снова арендуем офис и регулярно там собираемся, эта перекличка может перейти в гибридный формат, но точно останется в качестве регулярной встречи. Также у менеджмента есть еженедельный созвон с одним из партнёров бюро, на котором мы обсуждаем текущие задачи и проблемы.

Набор инструментов у всех сотрудников разный, единого стандарта для всего бюро у нас нет. Кто-то из ребят пользуется Notion, в основном чтобы упорядочивать свои личные рабочие процессы. В остальном нам хватает привычных календарей, таблиц и заметок — с таким простым набором инструментов справляются даже в SOM1.

Менеджер менеджеров

В какой-то момент у нас появился директор проектов — Аня Астахова2. Это произошло естественным образом, когда мы столкнулись с кассовыми разрывами и затягиванием сроков, часто не по нашей вине.

Главная миссия директора — чтобы все проекты в бюро делались хорошо, соответствовали ожиданиям заказчика, в срок и в бюджете. Аня курирует менеджеров отдельных проектов, а на какие-то подключается к управлению сама. Анина задача — держать фокус на том, чтобы на каждом проекте работала наиболее подходящая по своему составу и стоимости команда, и перераспределять ресурсы между проектами, если одни забуксовали, а другие неожиданно активизировались. Аня часто ищет недостающих сотрудников, а иногда мы их ищем всей командой.

Отдельный процесс в ведении директора — регулярный мониторинг бюджета. У нас есть система, по которой мы с менеджерами отслеживаем, на какой стадии находится тот или иной проект и сколько денег на него осталось. Опираясь на неё, мы корректируем курс: решаем, когда нужно что-то оптимизировать, а когда — расширить команду.

И, конечно, сроки. Это не только график работ внутри бюро, но и ожидания заказчика: стараемся коммуницировать, что часть ответственности лежит и на нём — мы ведь вместе стремимся к хорошему результату.

Подготовка материалов

Альбомы и презентации

Особняком у нас стоит программа Bluebeam — это такой суперредактор PDF-файлов. В базовые функции входит работа с масштабом и размерами, с текстами и оглавлениями, есть даже подобие макросов. Инструменты для черчения и заливок тоже присутствуют. Но главное преимущество — это режим сессий, который позволяет нескольким пользователям оставлять комментарии не просто текстом, а в виде графических дополнений к чертежу. Потом ответственный за правки человек может отмечать предложения как принятые или прямо внутри программы запрашивать помощь. В США это основной инструмент для коммуникации как внутри архитектурных команд, так и между дисциплинами. В России я пока не встречал тех, кто им пользуется.

Мы не открывали InDesign уже года два и теперь верстаем всё в Google Slides — там тоже можно работать над альбомом всей командой в онлайн-режиме. У нас всегда есть рабочий файл, куда ребята регулярно скидывают промежуточный прогресс — каждый по своей части общего проекта. Часто это удобнее, чем, например, доски Miro, потому что информация структурируется сразу последовательно. Например, первым разделом идут «Варианты массинга», затем можно увидеть 10–20 слайдов с прогрессом за день, которые мы обсуждаем либо на звонке, либо через комментарии прямо в файле. Финальные схемы тоже очень удобно аннотировать встроенными инструментами.

Универсальный шаблон альбомов бюро. Модули вёрстки и правила типографики
Универсальный шаблон альбомов бюро. Модули вёрстки и правила типографики
Универсальный шаблон альбомов бюро. Модули вёрстки и правила типографики

Мы стараемся как можно раньше утвердить «рыбу» — макет финальной презентации про проекту или одному из его этапов. Когда такой документ завёрстан, можно вплоть до сдачи продолжать «полировать» альбом, заменяя контент всё более и более актуальным и детализированным. В Google Slides мы сделали шаблоны на разные случаи и пользуемся ими для оптимизации вёрстки. В плане типографики не хватает разве что возможности настраивать и сохранять стили абзацев, но для архитектурных альбомов это не страшно: мы ведь верстаем не толстые книги. Есть заготовленные в шаблонах презентации о бюро и наше портфолио — когда нужно отправить их заказчику, достаточно достать нужный шаблон и удалить лишнее. Все шаблоны можно обновлять в мастер-файле: например, новые проекты сразу добавляются в портфолио и становятся доступны всему бюро. Это сильно ускорило сбор конкурсных заявок, КП и тендерной документации.

На листы можно встраивать Google-таблицы целиком или частями: например, прикрепить ТЭПы, которые не нужно будет каждый раз обновлять вручную. Также очень удобно аннотировать схемы.

Визуализации и чертежи

Визуализации in-progress — промежуточные, для поиска концепции и внутренних обсуждений — мы делаем внутри бюро с помощью Enscape, часто прямо с первого дня жизни проекта. Либо берём сотрудников, уже владеющих этим софтом, либо обучаем их на месте, благо этот движок невероятно прост в освоении. На многих проектах его хватает и для финальных рендеров. Но когда нужна высококачественная картинка — это аутсорс. До недавнего времени профессиональные визуализации не были нужны регулярно, но буквально на днях мы всерьёз задумались о визуализаторе в постоянный штат.

Разработку рабочих чертежей берём охотно для своих концепций благоустройства и своей же маленькой архитектуры. Для крупных архитектурных объектов у бюро пока нет отточенного механизма по производству рабочки, чтобы оставаться в рынке по цене.

Продвижение

Мы ведём соцсети, но не очень активно, потому что перестали видеть в них основной ресурс для привлечения клиентов. С другой стороны, они остаются для нас важным каналом коммуникации: у нас достаточно подписчиков, чтобы каждое объявление о вакансии собирало много откликов, особенно на позиции младших архитекторов и интернов.

Для СМИ у нас есть PR-специалист, которого мы привлекаем по мере необходимости. Он заботится о том, чтобы реализованный проект или интересный кейс был опубликован на всех интересных нам платформах.